¿Facilitar o no facilitar?

Los individuos están, constantemente, encontrando que sus labores requieren de la colaboración y el trabajo en equipo. Estos esfuerzos individuales orientados darán como resultado el buscar trabajar en equipo lo cual requiere un mayor compromiso, habilidades y esfuerzo, además de adaptación en los horarios y cargas de trabajo.

Derivado de esta mezcla de comunicación, creatividad, compromiso y herramientas para el manejo de proyectos, un facilitador puede ser especialmente útil en la resolución de conflictos, en la aplicación de otras formas para la solución de una situación determinada, y para prevenir que los equipos no se aventuren más allá de lo que su situación actual les permita. Cuando se entrevista a un facilitador, se debe tomar en cuenta:

• La habilidad para escuchar atentamente, a la vez de un claro entendimiento.
• La habilidad para permanecer neutral y objetivo.
• Un genuino interés en el tema y una actitud de “tu puedes”.
• Un estilo participativo que prefiera soluciones de ganar- ganar sobre soluciones ganar- perder.
• Una apreciación correcta del valor del tiempo y esfuerzo de las personas.
• La habilidad para obtener la colaboración y total participación de un grupo, ajustando el flujo de la conversación mientras las personas protegen sus ideas individuales.

Las tareas genéricas de un facilitador incluyen entre otras:

• Centrar al grupo en lo esencial.
• Establecer los pasos previos hacia una conclusión exitosa.
• Mantener a todos los participantes comprometidos e involucrados.
• Preguntar lo obvio y aún lo inpreguntable.
• Clarificar los roles, responsabilidades y expectativas.
• Grabar los pasos de acción a lo largo del proceso con tiempos y personas que participan en cada fase.
•Proveer conclusiones sobre las decisiones o resultados.

En muchos casos, las habilidades del facilitador, son desarrolladas por uno o varios miembros en el equipo. Las técnicas de facilitación pueden mejorarse a través del entendimiento de las teorías y estrategias detrás de las dinámicas de grupo, de la experiencia ganada al trabajar con muchos equipos, y el mantenerse actualizado sobre los procesos organizacionales que arrojan resultados. Experiencia adicional puede obtenerse al estudiar técnicas del pensamiento crítico y creativo, aprendizaje en adultos y desarrollo de liderazgo.

El tener estas habilidades incrementan día a día la productividad y satisfacción. Hay veces, sin embargo, que os recursos internos no están disponibles. O los contenidos de los temas hacen virtualmente imposible el mantener la neutralidad requerida por parte del facilitador. Es tiempo entonces, de traer un facilitador externo que pueda dar estos servicios. La posición del facilitador externo les permite obtener el producto del grupo a través de solicitar las diferentes perspectivas y resaltar las inconsistencias.

Generalmente un facilitador externo necesita perseguir el mismo objetivo encontrando caminos, de manera que ellos conozcan cuales son las tareas, quien esta involucrado, cuales son los tiempos, y demás. Una vez que estas determinaciones iniciales son hechas, el consultor debe proponer un formato, el cual tal vez sea tan simple como el ayudar en una junta inicial donde el grupo determine lo que será el proceso. O la propuesta puede ser mucho más formal, dependiendo de la naturaleza de la tarea o de la orientación del facilitador.

Una sesión efectiva de facilitación requiere algún trabajo previo a la reunión: se necesita definir los objetivos o clarificarlos; requerimientos preliminares, incluyendo la gente y el tiempo; y el nivel de prioridad del objetivo sobre otros aspectos necesita ser establecido. Las facilidades apropiadas para esta reunión de facilitación tales como, el tamaño, duración y necesidades específicas (tales como conexiones eléctricas), necesitan ser reservadas. El comité encargado de este esfuerzo necesita diseñar todo esto en una pre- sesión con el facilitador.

Como cualquier consultor, los facilitadores tienen preferencias variadas, capacidades y acercamientos. Hay dos distintas orientaciones de resultados: el producir productos (dirigido a la meta) versus mejorar la efectividad del grupo (dirigido al grupo).

Disciplina y evaluación

Sugerencias y estructura de evaluación del trabajo en equipo

Generalmente, entendemos por “Sugerencia” a una queja, una expectativa, un material de una encuesta o una “Solución” no fundamentada de un problema. En otras palabras, se “sugieren” mejoras y soluciones, sin haber analizado las causas reales de los problemas. Por tal razón, los buzones de sugerencias en las empresas, se convierten en “Cajas” llenas de quejas, peticiones, chistes, criticas “destructivas” y agresiones a terceros. Un “Sistema de Sugerencias” debe contemplar toda una estructura, dentro de la empresa, que fomente y motive la elaboración y registro de sugerencias, de seguimiento para que la idea se implante, verifique los beneficios de la implantación y evalúe, tanto la idea como el resultado de la misma, para otorgar los correspondientes reconocimientos al autor. Debe ser todo un sistema de actividades para administrar “Ideas”.

Ricardo Hirata Okamoto.
Comité Técnico CNCCC.

¿Cuál es la importancia del sistema de evaluación dentro de toda la estructura de Trabajo en Equipo?

R. La evaluación es el punto que más influye en el funcionamiento y sentido de logra de los sistemas de calidad y en general de cualquier estructura. Los sistemas educativos y formativos en las escuelas y empresas deben tener mucha consciencia del efecto de la evaluación, pues de ello depende el foco de atención que se le da a lo que se busca obtener. La gente mejora lo que se premia e ignora lo que no se le da importancia, esto lo podemos ver en la sociedad de manera muy clara, por ejemplo en USA se multa con 50 y 100 dólares a quien tire basura y las ciudades están limpias, en nuestro país no se multa y podemos ver desde botellas y latas hasta pañales en las calles. Si se dan 10 minutos de tolerancia en la entrada al trabajo, la puntualidad no se da, porque todo mundo recurre a este recurso.

Tal pareciera que la zanahoria y el látigo son cosas del pasado, pero lo cierto es que nuestra hambre de auto- estima es increíble y necesitamos elogios, sensación de logro y apapachos morales, así como una línea clara de disciplina y rigidez. Son como el pan nuestro de cada día para la inteligencia emocional y su salud y vigor se determina una parte por la actitud pero la otra por respuesta externa.
Para crear campeones, hay que formarlos como campeones.

Es por esto que vemos en las noticias los rostros de ciudadanos de diferentes regiones en los que se reflejan actitudes como de perdedores, de entusiasmo, de preocupación o de protesta y generalmente esta cara colectiva es el resultado de lo que en esta sociedad se premio o castiga. En los sistemas de calidad es importante consideras los siguientes puntos:

– Conocimientos
– Aplicación
– Actitudes y conductas

Resultados: Para hacer crecer a las personas en forma integral, en una actitud hacia la calidad, se fomenta tanto en la auto- evaluación como la evaluación por sistema que contemple estos cuatro cuadrantes. Es riesgoso premiar solo logros porque entonces los equipos buscarán solo resultados materiales y no se fomentará la parte conductual, se fomentaría el canibalismo o se trabajaría sólo por conveniencia.

Es importante no crear un sistema en donde se mida todo del 1 al 10, sino que sea abierto y que permita sumar puntuajes, ya que es muy cierto que la creatividad no tiene límites y no tenemos porque limitarla con ponderaciones rígidas.

El estres nocivo que crean algunas empresas

De acuerdo a este reporte, el costo se deriva de “quejas por compensación, reducción de la productividad, abstencionismo, costos por seguros de salud y gastos médicos directos por enfermedades asociadas como ulceras, alta presión y ataques cardiacos”.

Una causa del estrés es el constante monitoreo de los empleados desde “que tan rápido se desenvuelven en una tarea hasta la frecuencia y duración de los recesos”.

Desafortunadamente, las compañías están contribuyendo al estrés pero hacen poco para ayudar a sus empleados a lidiar con este, apunte el reporte.

Aquí hay algunas formas en que la gerencia pueda quizá ayudar a reducir el estrés de los empleados.

• Entender que la falta de ayuda y la incertidumbre en los empleados son dos de las mayores causas de estrés. Anime a los empleados a tomar decisiones en las áreas que ellos conocen mejor, coménteles su confianza en que ellos harán su trabajo correctamente, y dejarles saber donde se “encuentran parados”.

• Incremente la confianza de los empleados. Una forma: Déjeles saber que son valiosos.

Aquí hay algunas formas en que los empleados pueden lidiar con el estrés en su lugar de trabajo:

• Dese cuenta que el estrés esta basado en su percepción de algo que sienten que los “amenaza”- y que usted tiene el poder para cambiar esa percepción. Retroceda y pregúntese a si mismo específicamente que lo amenaza de la situación- y como lo puede ver diferente. Una sugerencia: encuentre algún punto en la situación que pueda controlar y hágalo.

• Desarrolle un compromiso hacia su trabajo. Determine que hay acerca de su trabajo que lo hace diferente- y véalo como una misión. En esta forma, usted reaccionara a sus propias presiones.

Fuente. Communication briefings, Volume XII, Number V. Nick Kovalakides, University of Maryland, USA.
Traducción: Verónica Castellanos Pérez.

El Benchmarking y el liderazgo

Los equipos superan el desempeño de los individuos, ya sea por sí solos o en grandes grupos organizacionales, sobre todo cuando se requiere de habilidad, juicio y experiencia múltiples. A su vez, los equipos no son la solución a todas las necesidades organizacionales actuales o futuras. De hecho, cuando son usados infundadamente pueden causar desorganización y pérdida de tiempo. No obstante, representan una de las mejores maneras para apoyar los cambios requeridos para alcanzar un alto desempeño organizacional.

Mucha gente reconoce el valor del equipo; sin embargo, los arraigados hábitos individualistas, las confusiones con respecto a qué es un equipo y qué es el trabajo en equipo, y las experiencias adversas de trabajo en equipo, limitan el aprovechamiento total de las oportunidades que éste brinda.

Equipos

Los equipos superan el desempeño de los individuos, ya sea por sí solos o en grandes grupos organizacionales, sobre todo cuando se requiere de habilidad, juicio y experiencia múltiples. A su vez, los equipos no son la solución a todas las necesidades organizacionales actuales o futuras. De hecho, cuando son usados infundadamente pueden causar desorganización y pérdida de tiempo. No obstante, representan una de las mejores maneras para apoyar los cambios requeridos para alcanzar un alto desempeño organizacional.

Mucha gente reconoce el valor del equipo; sin embargo, los arraigados hábitos individualistas, las confusiones con respecto a qué es un equipo y qué es el trabajo en equipo, y las experiencias adversas de trabajo en equipo, limitan el aprovechamiento total de las oportunidades que éste brinda.

Motivación: La clave para construir el mejor equipo

Observe como los individuos en el equipo trabajan, se mueven, fluyen e interactuan juntos. Experimente como se sienten ellos y se preocupan unos por otros. Sienta lo mismo como ellos se desaniman e ignoran o animan y apoyan unos a otros. haga notas mentales sobre como las actitudes y habilidades de los miembros del equipo. Esta catálisis se añade a la fuerza total del equipo a través de sacar lo mejor de cada persona.

Observe a un equipo de preparatoria de basketball como se mueven a lo largo de la cancha juntos. Resalte patrones de interacción. Busque la sinergía. Sienta la emoción entre los jugadores ¿Conoce cada miembro donde están los otros? ¿O simplemente pasan el balón a un espacio vacío? ¿Actúa cada integrante como si pensara que es importante animar a otro cuando pierde un punto? ¿Algún jugador piensa que el equipo se levantará si se reprende al compañero?¿Están los miembros del equipo tan interesados en sus propios egoísmos y competencia interna que se olvidan del verdadero oponente- el otro equipo?.

La capacitación es lo mas importante.

No es posible dar por sentados los beneficios de la capacitación. Algunas personas la consideran una pérdida de tiempo, una distracción de actividades más importantes. Muchas personas han pasado por poca o ninguna capacitación durante su vida profesional y no resienten dicha carencia.

Algunos patrones y gerentes consideran la capacitación como un gasto que malamente pueden permitirse, y es lo primero que se elimina cuando el dinero comienza a tornarse escaso.

Pero una buena capacitación siempre ha sido importante, y hoy en día lo es más que nunca. Nadie es capaz de aprender desde el principio todo lo que necesitará para su carrera profesional. Sea cual sea el tipo de trabajo que realice, cambiará. Los cambios se deben a muchas causas.

¿Por qué los empleos requieren nuevas habilidades?

Desarrollo tecnológico Cambio en los sistemas o procedimientos Cambios en las necesidades de los clientes Cambios en el entorno Nuevos materiales Nuevas leyes o reglamentos Productos o servicios nuevos

Por sí solo, el desarrollo tecnológico genera una continua necesidad de capacitación.

El valor de la capacitación.

La capacitación tiene el valor para cada persona, para el patrón y para la sociedad en su conjunto.

La capacitación es vital para las personas. La mayor parte de los trabajos para quienes carecen de ella están mal pagados, son de bajo nivel y aburridos. Ofrecen pocas oportunidades de promoción y no llevan a ninguna parte. Además, tales empleos son cada vez más escasos y la diferencia entre ellos y lo puestos para el personal calificado es cada vez mayor.

Las personas que sostienen a una familia y no tienen capacitación sólo podrán brindarle a ésta un pobre nivel de vida. Los padres no calificados son menos capaces y tienen menos probabilidades de asegurar que sus hijos cuenten con capacitación adecuada. Es un círculo vicioso que puede limitar los logras de varias generaciones; el “ciclo de la privación”.

Los patrones necesitan una fuerza de trabajo bien calificada. Los empleados bien capacitados trabajarán más rápido y cometerán menos errores, sin importar cuál sea el puesto que desempeñen. Estarán mejor motivados y más preparados para la promoción. Los patrones que no capacitan a sus trabajadores se arriesgan a perder negocios frente a competidores que sí lo hagan. Aquellos trabajadores que dependen de la piratería de empleados de las organizaciones que capacitan, deberán pagarles más dinero a fin de atraerlos y aprovechar la mina de personal calificado.

El país requiere una población bien calificada. La capacitación y la educación se describen muchas veces como los “puntos crecientes” de una economía. En el Reino Unido, los gobiernos que surgen de todas las corrientes de opinión han tratado de estimular la capacitación durante los últimos treinta años por medio de diversas medidas iniciativas.

El compromiso con la capacitación

El simple hecho de moverse con las personas no lleva a ningún lugar. Para ser eficaz, la capacitación requiere del compromiso de todas las partes participantes.

Compromiso de la dirección

Los patrones y altos funcionarios deben creer que la capacitación es valiosa para la organización y los empleados de la misma. Los gerentes de todos los niveles deben saber lo que la capacitación ofrece para el éxito de la operación. El compromiso de la dirección debe demostrarse asimismo con claridad; es poco probable que los empleados tomen la capacitación en serio a menos que tengan pruebas fehacientes de que los jefes creen de verdad en ella.

Entre los métodos más eficaces para demostrar el compromiso de la dirección se incluyen:

• Demostrar compromiso de la dirección
• Una declaración clara y positiva de la política organizacional respecto a la capacitación
• Una declaración clara y positiva de la política organizacional respecto a la capacitación
• Asignación de los recursos apropiados para la capacitación
• Revisión de la dirección, en forma regular, de las necesidades, planes y resultados de capacitación.
• Buenos procedimientos de apoyo, incluyendo evaluación, guía y asesoría
• Participar en forma personal en la capacitación a niveles individual y de equipos.

Este compromiso requerirá de una reafirmación continua; no puede ser un evento que se realice una sola vez.

Compromiso de quien recibe la capacitación.

Las personas asimismo deberán estar convencidas de que la capacitación es valiosa para ellos y no sólo algo que necesitan los demás. La capacitación exitosa deberá cambiar en todos los casos la forma de hacer las cosas. Como ya se vio, nadie puede obligar a otra persona a desarrollarse, sin importar lo buena que pudiera ser la capacitación. Para tener éxito, es preciso desear aprender, creer que la capacitación puede cumplir las necesidades y comprometerse para con el éxito antes, durante y después.

No todas las personas reciben con agrado la oportunidad de capacitarse. Muchas veces, la resistencia surge del miedo. Algunos trabajadores no calificados temen que la capacitación los apartará de sus amigos. Quizá se les separe en términos físicos, se les pida asumir funciones novedosas y más difíciles, parezcan tratar de sobresalir y de ser presuntuosos, incluso que se les perciba como parte de la “gerencia”.

Los trabajadores calificados y los profesionistas tienen más probabilidades de resistirse a la capacitación, por razones de orgullo. Acaso piensen que lo saben todo, y que necesitar capacitación supone insuficiencia. O que se les rebajará al exponer su pericia, tan dura de ganar, a la mirada de los demás. Acaso teman que se desplegará su ignorancia, y se resistan a una situación en la que tal vez se comparen sus habilidades con las de sus colegas y rivales.

En pugna contra estas presiones negativas existen muchas razones válidas por las que las personas desean capacitarse:

Por qué las personas desean capacitarse

Tienen un nuevo empleo Desean un (nuevo) empleo Desean una promoción Desean trabajar mejor El trabajo está cambiando Los demás se están capacitando Desean desarrollarse como seres humanos La capacitación cumple con sus objetivos profesionales a largo plazo

Muchas veces, las razones más poderosas para aceptar la capacitación son las de largo plazo. Hoy en día muchas personas hacen planes a largo plazo para sus carreras. Se capacitarán no sólo en función del empleo que tienen, sino del siguiente y del que está después de éste.

Compromiso del instructor.

Más que nadie, los instructores deberán creer en el valor de lo que hacen; la capacitación no es una actividad que los cínicos o los indiferentes puedan realizar con éxito. En la conformación de los buenos instructores deberá existir siempre cierto elemento de celo misionero; después de todo, su trabajo consiste en mejorar las vidas de los demás.