¿Facilitar o no facilitar?

Los individuos están, constantemente, encontrando que sus labores requieren de la colaboración y el trabajo en equipo. Estos esfuerzos individuales orientados darán como resultado el buscar trabajar en equipo lo cual requiere un mayor compromiso, habilidades y esfuerzo, además de adaptación en los horarios y cargas de trabajo.

Derivado de esta mezcla de comunicación, creatividad, compromiso y herramientas para el manejo de proyectos, un facilitador puede ser especialmente útil en la resolución de conflictos, en la aplicación de otras formas para la solución de una situación determinada, y para prevenir que los equipos no se aventuren más allá de lo que su situación actual les permita. Cuando se entrevista a un facilitador, se debe tomar en cuenta:

• La habilidad para escuchar atentamente, a la vez de un claro entendimiento.
• La habilidad para permanecer neutral y objetivo.
• Un genuino interés en el tema y una actitud de “tu puedes”.
• Un estilo participativo que prefiera soluciones de ganar- ganar sobre soluciones ganar- perder.
• Una apreciación correcta del valor del tiempo y esfuerzo de las personas.
• La habilidad para obtener la colaboración y total participación de un grupo, ajustando el flujo de la conversación mientras las personas protegen sus ideas individuales.

Las tareas genéricas de un facilitador incluyen entre otras:

• Centrar al grupo en lo esencial.
• Establecer los pasos previos hacia una conclusión exitosa.
• Mantener a todos los participantes comprometidos e involucrados.
• Preguntar lo obvio y aún lo inpreguntable.
• Clarificar los roles, responsabilidades y expectativas.
• Grabar los pasos de acción a lo largo del proceso con tiempos y personas que participan en cada fase.
•Proveer conclusiones sobre las decisiones o resultados.

En muchos casos, las habilidades del facilitador, son desarrolladas por uno o varios miembros en el equipo. Las técnicas de facilitación pueden mejorarse a través del entendimiento de las teorías y estrategias detrás de las dinámicas de grupo, de la experiencia ganada al trabajar con muchos equipos, y el mantenerse actualizado sobre los procesos organizacionales que arrojan resultados. Experiencia adicional puede obtenerse al estudiar técnicas del pensamiento crítico y creativo, aprendizaje en adultos y desarrollo de liderazgo.

El tener estas habilidades incrementan día a día la productividad y satisfacción. Hay veces, sin embargo, que os recursos internos no están disponibles. O los contenidos de los temas hacen virtualmente imposible el mantener la neutralidad requerida por parte del facilitador. Es tiempo entonces, de traer un facilitador externo que pueda dar estos servicios. La posición del facilitador externo les permite obtener el producto del grupo a través de solicitar las diferentes perspectivas y resaltar las inconsistencias.

Generalmente un facilitador externo necesita perseguir el mismo objetivo encontrando caminos, de manera que ellos conozcan cuales son las tareas, quien esta involucrado, cuales son los tiempos, y demás. Una vez que estas determinaciones iniciales son hechas, el consultor debe proponer un formato, el cual tal vez sea tan simple como el ayudar en una junta inicial donde el grupo determine lo que será el proceso. O la propuesta puede ser mucho más formal, dependiendo de la naturaleza de la tarea o de la orientación del facilitador.

Una sesión efectiva de facilitación requiere algún trabajo previo a la reunión: se necesita definir los objetivos o clarificarlos; requerimientos preliminares, incluyendo la gente y el tiempo; y el nivel de prioridad del objetivo sobre otros aspectos necesita ser establecido. Las facilidades apropiadas para esta reunión de facilitación tales como, el tamaño, duración y necesidades específicas (tales como conexiones eléctricas), necesitan ser reservadas. El comité encargado de este esfuerzo necesita diseñar todo esto en una pre- sesión con el facilitador.

Como cualquier consultor, los facilitadores tienen preferencias variadas, capacidades y acercamientos. Hay dos distintas orientaciones de resultados: el producir productos (dirigido a la meta) versus mejorar la efectividad del grupo (dirigido al grupo).